今年は、組の代表役みたいなものが回ってきました。
うちの町内会は、組長を出してその組長の中から連合町内会・学区などの行事ごとに参加したり、町内の大まかな役割分担の係を決めるシステムらしい。
そして、組長になると自動的に全員が何かの係になるシステムです。

もちろん楽なのがいいなーと思っていましたが
楽な係は回ることもなく、結構面倒臭いと聞いていた係になりました。

しかも、劇団ひとりみたいなもので(困ったら助けてくれるとは思いますが)
なんとか部というチームには属さず
１人でする係を任されました。

で…引き継いだものの、古い書類も一切合切入ってて
ウッヒョーという感じです。

「若いならＰＣでエクセルで作った方が早い」とは聞いていたけど
フォーマットは引き継ぐこともなく、紙媒体のまま・・・。

デジタルとアナログの融合でもいいんですけど
なにぶん帳面が整理されてないとダメな体質なので
「これは整理しないと、翌年の引き継ぎの人が泣くね」と思って…
少し整理しました。

古い物を捨てるわけにもいかないけど
新しい正確な情報が数年にわたって特に更新されてもないので
これって事件が起きたら困るだろうな…と預かった一式道具をみて思った次第です。
組ならまだね、歩いて訪ねれば良いけど
班が違うとまったく知らん人ばかりです。

しかも、最近は転居してきたら、割と早く役が回ってくるので
古くから住む人なら分かるけど、新しい人がやったら大変じゃないかと思う。
…というか、前任者の方が大変だったというのも分かる気がします。
数年このままの書類で引き継いでこられたようで
１年ごとに担当変わるので、こりゃ大変だっただろう…。

なので、今日は早速用事が入ることがあったので
これは重い腰をあげねばと思い、エクセルでフォーマットを私が使う今年の分、来年度の方分(途中までは私も書き込むので)と保存用に基本フォーマットの３つを作りました。

単純だけど使いやすいテンプレートも無かったので
一から見やすく作りました。
真面目に作ると、結構時間かかるけど１つ作れば全部コピーすればいいので。

まだ古い書類の綴り直しもあるけど
とりあえずエクセルさえ作っておけば楽♪

でもＰＣ出来る人と、そうではない人といるので
ＰＣ出来る人向けの指示書を一緒に残しておくことにします。
そうでない人向けには、紙媒体で残しておこうと思います。

…というのも、私はPC出来るけどオカンやオトンは出来ませんので
紙媒体でファイルを作って、そこをめくったら
訪ねてこられた人と予定を組めるように
大きなスケジュール帳みたいなものを作りました。
これを作っていないと、申込みは何ヶ月もまとめてされるので
急いで縫い物もせずに作りました。

ちなみに、町内会長さんはかなりのお歳の方なのに
ＰＣを頑張って使って居られるらしいです。
何かと後が楽ですしね。
町内会のシステムもある程度はデジタル化しておかたほうが
後世の為には良いでしょうね。

古い部分の良さを残しつつ、紙のままでもまとめやすく
デジタルで管理できる人は管理できるように
PCできない人は紙媒体でも管理しやすくする為に
整理して、1年後に上手く引き継げるようにしておきたいです。


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デジタル化して、オトンにタブレットとしても使えるPCを渡してもいいんですけど
うっかりネット通販されたらかなわんので・・・あまり高度なことを仕込まないようにしよう。

最近のデイサービスは、おじいちゃんにタブレットを使わせて遊ぶこともやっているらしく
それが結構楽しく覚えて帰ってくる。
PCやらせてもいいんだけど、ゲームとかで課金されてもかなわんですしね。
なにぶんスポンジ脳なので困る。

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そういえば、利用数なども報告すると聞いているし
紙の表があるのですが、古すぎて…色が変わってる…。

町内会長さんに報告する時は、これにも書かなきゃ理解できないかもしれないけど…
これだとお帳面付けるようにはやりにくい。

とりあえず利用報告数と収入と会計さんへ渡す金額と
ミックスして、こちらもエクセルで基本フォーマットを作りました。
有料と無料と回数、収入を報告する義務がある役目なので・・・。

というか、誰か作って置いてくださいよおーー。
叫んでも仕方ないので、ちまちまと総合計まで出るように作りましたよ。

これで後世の担当さんが楽になることを祈っております。

たぶんまた組長の立場になると、区域の問題でこの係から逃れられない運命らしい。会計係や婦人会係よりはマシかなと思う。
いや、どの係も大変なんですよ、それぞれに。
それでも勉強にはなる。ファイル作りの。。。